Zásady zpracování osobních údajů v advokátní kanceláři

Bulinský & Vávra, advokátní kancelář, s.r.o.

 

Ochrana soukromí a osobních údajů nejen našich klientů, ale potencionálních klientů, obchodních partnerů, dodavatelů, uchazečů o zaměstnání a jiných osob které s naší advokátní kanceláří spolupracují je pro nás jednou z nejvyšších priorit. S veškerými osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnými právními předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů, především pak v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“).

 

Cílem a účelem těchto zásad zpracování osobních údajů v advokátní kanceláři Bulinský & Vávra, advokátní kancelář, s.r.o. (dále jen „Zásady“) je především splnit naši informační povinnost vyplývající z ustanovení čl. 13 a násl. Nařízení.

 

 

1. Kdo osobní údaje zpracovává?

Správcem osobních údajů je naše advokátní kancelář Bulinský & Vávra, advokátní kancelář, s.r.o., IČO: 041 98 506, se sídlem Jana Nečase 1343/29, 616 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp.zn. C 88738 (dále jen „Advokátní kancelář“).

 

Správci Vašich osobních údajů jsou rovněž advokáti, mající uzavřenou smlouvu o trvalé spolupráci s advokátní kanceláří (viz seznam dostupný na www.bumama.cz) (dále jen „Spolupracující advokáti“). Spolupracující advokáti a advokátní kancelář sdílejí osobní údaje v souvislosti poskytováním právních služeb advokáty advokátní kanceláři. Údaje jsou mezi advokáty a advokátní kanceláří sdíleny vždy pouze v nezbytném rozsahu, v souladu s těmito Zásadami a smlouvou uzavřenou mezi spolupracujícími advokáty a advokátní kanceláří.

 

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

 

 

2. Čí osobní údaje zpracováváme a odkud osobní údaje získáváme?

Naše Advokátní kancelář může v souvislosti s výkonem své činnosti zpracovávat osobní údaje těchto subjektů údajů:

 

klienti Advokátní kanceláře

potenciální klienti Advokátní kanceláře

třetí osoby v souvislosti s právními službami poskytnutými naší Advokátní kanceláří

uchazeči o zaměstnání

obchodní partneři, dodavatelé zboží a služeb

 

Advokátní kancelář získává osobní údaje přímo od klientů, protistran či jiných třetích subjektů (soudy, orgány veřejné správy apod.), a to v rámci poskytování právních služeb nebo při činnosti související. Osobní údaje získáváme také z veřejně dostupných zdrojů (obchodní rejstřík, katastr nemovitostí apod.).

 

 3. Jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem a z jakého právního titulu?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Osobní údaje jsou zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně.

 

4. Po jakou dobu jsou osobní údaje zpracovávány?

Advokátní kancelář zpracovává a uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění stanoveného účelu a dále po dobu, po kterou je Advokátní kancelář jakožto správce osobních údajů osobní údaje povinna uchovávat podle stavovských předpisů vydaných Českou advokátní komorou a podle obecně závazných právních předpisů, zejména pak dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, v platném znění, zákona č. 499/2004 Sb., archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění atd.

 

 

5. Je poskytování osobních údajů dobrovolné?

Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám ale Vaše osobní údaje odmítnete poskytnout, nebude možné, abyste se stal/a naším klientem, zaměstnancem, dodavatelem a/nebo obchodním partnerem, protože poskytnutí Vašich osobních údajů pro výše specifikované účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smluvního vztahu mezi Vámi a námi (neposkytnutí Vašich osobních údajů znemožňuje Vaši identifikaci jako smluvní strany) a pro plnění zákonem stanovených povinností naší Advokátní kanceláře.

 

 

6. Kdo má k osobním údajům přístup?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracovává naše Advokátní kancelář jako Správce a v nezbytném rozsahu také Spolupracující advokáti. Advokátní kancelář zpřístupňuje osobní údaje pouze oprávněným zaměstnancům, a to vždy pouze v nezbytném rozsahu. Osobní údaje můžeme dále zpřístupnit jednotlivým zpracovatelům osobních údajů, a to vždy za dodržení podmínek stanovených v Nařízení, přičemž zpracovateli jsou např.:

poskytovatel IT služeb

poskytovatel účetních služeb,

daňoví poradci, překladatelé, soudní znalci.

 

Osobní údaje mohou být poskytnuty jiným subjektům také v případech, kdy nám poskytnutí takových údajů ukládají obecně závazné právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů naší Advokátní kanceláře (např. soudům, Policii ČR apod.).

 

Advokátní kancelář nepředává osobní údaje do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

 

 

7. Jaká máte jako subjekt údajů práva?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva, která jsou dále vyjmenována. Uplatnitelnost těchto práv může být v jednotlivých konkrétních případech výrazně omezena povinností Advokátní kanceláře zachovávat advokátní mlčenlivost či povinností plnit jiné zákonné povinnosti související s poskytováním právních služeb.

 

Právo na přístup

Na základě čl. 15 Nařízení máte právo od nás získat potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, zpracováváme či nikoliv, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů.

 

Pokud si po přečtení tohoto dokumentu nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme či jaká jsou Vaše práva spojená se zpracováním osobních údajů, můžete nás požádat o potvrzení, které bude obsahovat informace o:

• účelech zpracování;
• kategoriích dotčených osobních údajů;
• případném příjemci nebo kategoriích příjemců osobních údajů;
• době, po kterou budou osobní údaje uloženy, a není-li možné takovou dobu určit, o kritériích pro stanovení doby uložení;
• právu požadovat přístup k osobním údajům, o právu požadovat jejich opravu nebo výmaz, o právu požadovat omezení zpracování, o právu vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
• právu podat stížnost u dozorového úřadu;
• zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány přímo od Vás;
• skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, a o právech subjektu údajů spojených s automatizovaným rozhodováním;
• předávání osobních údajů do třetích zemí, má-li se realizovat, včetně informací o vhodných zárukách pro bezpečnost předávaných dat do třetí země.

 

V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem rovnajícím se vynaloženým administrativním nákladům.

 

Pokud by poskytnutím kopie mohlo dojít k poškození práv a svobod třetích osob či porušení povinnosti advokátní mlčenlivosti (např. kopie obsahuje osobní údaje třetích osob, ve vztahu k jejichž zpřístupnění nesvědčí subjektu údajů, který si kopii žádá, žádný právní důvod), kopie se odpovídajícím způsobem anonymizuje. Není-li anonymizace možná, nebo ztratila-li by požadovaná informace provedením odpovídající anonymizace vypovídací hodnotu, kopie se neposkytne.

 

 

Právo na opravu

V intencích ustanovení čl. 16 Nařízení Vám náleží právo na opravu zpracovávaných osobních údajů, jsou-li zpracovávané osobní údaje nepřesné z hlediska účelu zpracování nebo jsou-li z hlediska účelu zpracování osobních údajů neúplné. Můžete proto požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů nebo jejich doplnění.

 

Pokud uplatníte právo na opravu zpracovávaných osobních údajů, provedeme neprodleně kontrolu zpracování Vašich osobních údajů. Dojdeme-li k závěru, že je námitka, byť jen částečně, důvodná, zajistíme neprodleně zjednání nápravy, tj. opravu zpracovávaných osobních údajů nebo jejich doplnění. O výsledku šetření a provedených opatřeních Vás budeme neprodleně informovat.

 

 

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali, a to dle čl. 17 Nařízení. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• nejsou-li osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
• odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů a není-li zde jiný právní podklad (titul) pro zpracování osobních údajů;
• vznesete relevantní námitku vůči zpracování osobních údajů;
• osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, zejména bez právního podkladu (titulu) pro zpracování osobních údajů;
• vymazání osobních údajů si žádá splnění právní povinnosti, jak plyne z právního předpisu či z rozhodnutí vydaného na základě právního předpisu;
• osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 Nařízení.

 

Výmazem osobních údajů se rozumí fyzické zničení nosiče osobních údajů (např. zničení listin), nebo jejich vymazání (z multimediálních nosičů) či jiné trvalé vyloučení z dalšího zpracování osobních údajů.

 

Pokud uplatníte právo na výmaz, neprodleně Vaši žádost přezkoumáme. V případě, že je Vaše žádost, byť jen částečně, oprávněná, provedeme výmaz v nezbytném rozsahu. Do doby vyřízení Vaší žádosti subjektu údajů se osobní údaje, vůči nimž bylo uplatněno právo na výmaz, označí.

 

Osobní údaje však nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné:

• pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
• pro splnění právní povinnosti plynoucí z platných právních předpisů;
• z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví (čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 Nařízení);
• pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výmaz znemožnil nebo vážně ohrozil splnění cílů uvedeného zpracování;
• určení, uplatnění a výkon našich právních nároků.

 

 

Právo na omezení zpracování

V případech uvedených v čl. 18 Nařízení můžete využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Uplatníte-li právo na omezení zpracování vůči konkrétnímu zpracování osobních údajů, neprodleně posoudíme relevanci Vaší žádosti, primárně z hlediska naplnění podmínek pro uplatnění práva na omezení zpracování, přičemž při posuzování žádosti vycházíme jak z obsahu Vaší žádosti, tak z dalších okolností a skutečností týkajících se předmětného zpracování osobních údajů.

 

Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

• popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;
• zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
• osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• z Vaší strany byla vznesena námitka proti zpracování.

 

Osobní údaje, kterých se týká omezení zpracování, se označí. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

 

Před zrušením omezení zpracování osobních údajů budete o této skutečnosti informován, přičemž v tomto sdělení bude uveden okamžik, kdy bude omezení zpracování osobních údajů zrušeno a důvod, pro který bude zrušeno.

 

 

Právo na přenositelnost údajů

Jsou-li předmětem zpracování osobních údajů osobní údaje získané od Vás (buďto Vámi přímo předané údaje, nebo údaje získané o Vaší činnosti atp.), které se týkají Vás, svědčí Vám právo na přenositelnost těchto údajů dle čl. 20 Nařízení, pakliže je zpracování založeno na Vašem souhlasu nebo se jedná o zpracování založené smlouvou se subjektem údajů a realizuje-li se automatizovaně.

 

Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o osobní údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

 

Vaší žádosti nebudeme moci vyhovět, pokud by tímto vyhověním došla újmy práva a svobody jiných osob (subjektů údajů), nebo pokud nebude předání technicky proveditelné, přičemž za technicky neproveditelné předání se považuje i takové předání, které není možné adekvátním způsobem s ohledem k dostupným technologickým možnostem přiměřeně povaze předávaných osobních údajů a souvisejících rizik zabezpečit.

 

 

Právo na námitku

Dle čl. 21 Nařízení máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu.

 

Jde-li o aktivity přímého marketingu, přestaneme Vaše osobní údaje na základě Vámi podané námitky zpracovávat pro tento účel bez dalšího; v ostatních případech Vaši námitku bez odkladu prověříme a do vyřízení námitky označíme dotčené osobní údaje, resp. zpracování těchto osobních údajů.

 

Osobní údaje, vůči nimž byla vznesena oprávněná námitka, nebudeme dále zpracovávat, ledaže by

• pro další zpracování svědčily vážné oprávněné důvody, které by převažovaly nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo
• další zpracování bylo nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich práv.

 

 

Právo na oznámení případu porušení zabezpečení osobních údajů

Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, jsme povinni Vám toto porušení oznámit bez zbytečného odkladu a sdělit Vám povahu porušení zabezpečení osobních údajů a dále:

• jméno a kontaktní údaje kontaktního místa, které Vám může poskytnout bližší informace;
• popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů;
• popis opatření, která jsme přijali nebo navrhli k přijetí s cílem vyřešit dané porušení zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

 

 

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, PSČ 170 00, Praha 7, tel.: 234 665 111 (ústředna). Úřad pro ochranu osobních údajů provozuje internetové stránky: www.uoou.cz, na kterých najdete více informací jak o Vašich právech, tak o tom, s čím a jak Vám ÚOOÚ může pomoci.

 

Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

 

 

8. Jak a kde můžete jako subjekt údajů uplatnit svá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet některým z uvedených způsobů:

• na emailu: bumama@bumama.cz
• písemně na adrese sídla Advokátní kanceláře, tj. Jana Nečase 1343/29, 616 00 Brno
• telefonicky na telefonním čísle: +420 542 215 109 nebo +420 542 219 678
• datovou schránkou: 65v59ca

 

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat. Komunikaci povedeme způsobem, který preferujete (email, dopis).